Videos en Office 365

Estamos viviendo una revolución.  Una revolución ligado a la Nube (Cloud) y a todo lo que puede ofrecer ella.  Esta revolución está cambiando la forma como los productos que se comercializan tanto de infraestructura como de software.

Aquellos tiempos en los que se requeria poseer grandes presupuestos para adquirir hardware y software, están pasando a ser parte de la historia.  Actualmente sólo basta con saber que es lo que se desea realmente y buscar para luego contratar el servicio, incluyendo cómodas anualidades o cuotas mensuales.

Uno de estos ejemplos más claros lo representa Microsoft Office.  Pero no me refiero a  la versión que tradicionalmente instalabamos en nuestras computadoras producto de una compra, sino mas bien a la que se adquiere como un servicio mediante un pago mensual, que nos permite seleccionar y tener facilmente al alcance lo que realmente necesitamos, con nuevas herramientas y mejoras constantes. Este producto basado en la Nube se llama Office 365.

Al parecer Microsoft está encontrando y descubriendo a favor nuestro el verdadero potencial de la Nube, desde el punto de vista de su negocio.  Se ha vuelto muy creativo produciendo una variedad de servicios que en poco tiempo está ofreciendo a todos los subscriptores.

Uno de estos últimos productos es Office 365 Videos.  Tal y como lo menciona su nombre, permite poder utilizar videos dentro del entorno de Office 365.  Para las organizaciones, este servicio representa un potencial importante pues permite de una forma sencilla poder compartir videos en toda la organización.

Sin entrar en muchos detalles, imaginen las posibilidades que se presentan como una herramienta al servicio de la Comunicación Interna dentro de las organizaciones.  Integrándolo junto con Yammer, que también es parte doe Office 365, un video puede ser utilizado para informar, colaborar, instruir, compartir, etc.

El aspecto de las redes sociales representan un componente con mucho potencial dentro de las organizaciones, tal es así, que Facebook, el gigante de las redes sociales, se ha metido de lleno a desarrollar una variante de su exitosa red social para ser utilizada dentro de las organizaciones como un ente aparte de la que está abierta a todo el público.

Office 365 es multiplataforma, esto quiere decir que se puede tener acceso al servicio desde cualquier tablet, teléfono inteligente o computadora sin importar el sistema operativo que se posea.  Este acceso puede llevarse a cabo a través de alguna aplicación o directamente desde Internet.

El potencial para comunicación y entrenamiento es enorme, pues atrás quedarían aquellos tiempos en los que era sumamente necesario realizar una convocatoria para asistir a una reunión informativa, un curso presencial o estar pegado a la red corporativa para poder tener acceso a información de interés o a otros contenidos.  La flexibilidad de las redes sociales cada vez más permea hacia el mundo corporativo.

Saber como navegar y comportarse en las redes sociales será de gran importancia pues las mismas se están convirtiendo en algo importante para las organizaciones.  En un futuro, aquellas organizaciones que no sepan como integrarlas como parte de sus operaciones diarias, estarán en desventaja.

Pueden encontrar más información en el Blog de Office 365, dándole click al siguiente link: Office 635 Videos

Las cosas lucen interesantes,  amanecerá y veremos.

Whatsapp y sus ganchitos azules

Hace unas semanas atrás Whatsapp discretamente habilitó la opción de marcar con un doble gancho azúl, los mensajes que han sido leídos.

Como el ser humano es inconforme o dicho de otra manera, no reacciona bien a las sorpresas, sobre todo si estas están asociadas a un cambio de situación con la que ya se sentía conforme, no se dejaron esperar las voces de portesta que alegaban toda clase de argumentos, sobre todo los relacionados con libertades individuales y el derecho a la privacidad.

Ahora que todo ha vuelto a la normalidad y que se tendrá la opción de poder configurar la no notificación de la lectura del mensaje, me pongo a pensar sobre estas reacciones.

En primer lugar, una de las cosas que debería preocuparles a todas estas personas que protestaron es el hecho de que tu privacidad no existe en Whatsapp.  No hay forma que puedas evitar que te llamen por teléfono, o que estén verificando con frecuencia las fotos que has puesto en tu perfil, ni siquiera tienes la posibilidad de rechazar a nadie o no mostrarse a quienes no conoces.

Whatsapp asume que todos los que tienen tu número de teléfono son conocidos tuyos, y sabemos que eso no es cierto.  Soy de la idea que, a pesar de la popularidad, Whatsapp no es el servicio mas completo de mensajería instantánea.

Es el que tiene la mayoría de usuarios, sin dudarlo, pero no es el mejor.  En ese sentido, considero que Line es mucho más completo que Whatsapp o el anteriormente muy querido Blackberry Messenger con su sistema de PIN es mucho más conveniente para mantener la privacidad.

De hecho, el Blackberry Messenger es el único que me permite mezclar la vida profesional con la personal, con la posibilidad de mantener algo tan elemental como mi número personal de teléfono como algo que yo puedo manejar y decidir a quien se lo entrego.

Pero regresando a Whatsapp, este es un servicio bastante chivato o sapo como decimos popularmente en Panamá.  No conforme con mostrarle a todos los contactos cuando fue la última vez que utilizamos la aplicación, ahora con el doble gancho azúl, podemos verificar a que hora leyeron el mensaje.  Esta opción es la que debe estar causandole un dolor de cabezas a mas de uno, pues ya no pueden decircon facilidad que no leyeron el mensaje.

Para algunos esta mejora se convierte en un pequeño problema.  El saber si alguien leyó un mensaje es de gran beneficio para el emisor, pues en algunas ocasiones es importante saber si el receptor vió lo que se le envió.

Al igual con la indicación de la última vez que se utilizó Whatsapp, se podrá deshabilitar la opción de notificación de lectura, pero este actuar nos llevará hacia la intriga y sospecha, pues lo priimero que se pensará es de quién se estará escondiendo.

Soy de los que considera que la notificación de lectura es algo bueno, sin embargo, hacer disponible en que momento se leyó es algo que no conviene.  El servicio se brindaba con estos parámetros y no se consideraba como una necesidad real.

En terminos generales, los cambios no son malos y nos traen beneficios y eventualmente hasta los que se oponen actualmente, en un futuro, podrán beneficiarse de estas nuevas opciones.

Amanecerá y veremos.

Microsoft Outlook - Organización de mensajes

En los ambientes de oficina, por lo menos en la gran mayoría de las compañías y negocios, el software por excelencia para manejar el correo electrónico es Microsoft Outlook.  No es el único producto, pero todavía sigue siendo el más utilizado.

Una de las herramientas que Outlook siempre ha tenido a disposición de los usuarios para organizar archivos son lo que conocemos como Personal Folders, o Carpetas Personales.

La conocida extensión pst de estos archivos claramente nos indica su asociación directa con el Outlook.  Sea cual sea la razón, en muchos casos, sobre todo en aquellos donde el espacio de almacenamiento en los buzones de correo no es muy abundante, los Personal Folder permiten la flexibilidad de poder almacenar una gran cantidad de mensajes, sin siquiera pensar en la alternativa de borrar mensajes de cualquiera de las carpetas principales.

La capacidad de almacenamiento de estos archivos pst son casi ilimitadas y por lo general, casi siempre, solía ser superior a la capacidad de espacio asignada al buzón de correo.  Pero esto ha dejado de ser cierto recientmente, pues con la implementación y uso de espacios y capacidades de procesamiento en la nube, ahora se puede tener mucho más espacio disponible del que jamás se imaginó y todo gracias a la nube.

Esto no quiere decir que los pst y sus beneficios están condenados a una futura extinción.  Aunque todo es posible, actualmente su utilidad sigue siendo muy importante.

Pero que sucede cuando un Personal Folder o archivo pst llega a su capacidad máxima de almacenamiento o por políticas de la empresa, o por decisión del usuario, se encuentra ante la necesidad de crear otro archivo pst completamente nuevo, pero que contenga la misma estructura de carpetas que tenía el archivo anterior.

En estos casos, hay tres posibilidades, o por lo menos, conozco tres posibilidades en las que no se tiene que incurrir en el uso de aplicaciones de terceros.

La primera opción es súper laboriosa y es la que por intuición muchos utilizaríamos.  Esta consiste en crear manualmente toda la organización y estrcutura de carpetas en el nuevo Persona Folder, guiandonos por la anterior.

La segunda opción consiste en copiar el mismo archivo pst a otro nuevo utilizando otro nombre y posteriormente desde el Outlook, empezar a navegar por todas las carpetas e ir eliminando todos los mensajes hasta que la estrucutura de carpetas no contenga ningún mensaje almacenado.  Esta tarea es igual de laboriosa y tediosa que la opción anterior.

La tercera opción es la mas recomendable.  Consiste en utilizar un truco disponible en la opción de Archive del Outlook.  Esta opción es mucho más rápida, efectiva y no requiere de nuestra intervención en la forma intensiva de las dos opciones anteriores.

Para pasar la estructura de archivos idéntica de un Personal Folder o pst a uno nuevo, lo que hay que hacer es ir a las opciones de herramientas de limpieza (Cleanup Tools) que tiene el Outlook.  Luego se selecciona la opción de Archivar (Archive) y posteriormente se selecciona el Personal Folder del cual se quiere copiar toda la estructura.

Esta opción de Archivar o Archive toma todos los mensajes que están almacenados, desde los más viejos hasta la fecha que se indica en la opción de selección de fecha.  Es esta parte donde se aplica el truco del cual hablaba.   

Este truco consiste en seleccionar en el calendario la fecha más antigua que se pueda asumir o se tenga conociemiento haya un mensaje guardado, es decir, si se sabía que en el Personal Folder habían mensajes que abarcaban desde el primero de enero de 2013 hasta el treinta y uno de diciembre de 2013, entonces seleccionaremos en el calendario cualquier fecha anterior al primero de enero de 2013.

Una vez seleccionada la fecha ficticia, entonces nos aseguramos de ponerle el nombre deseado, en la ubicación seleccionada y presionamos OK.  A partir de este momento Outlook inicia el proceso que finalizará con un archivo pst con toda la estructura en blanco a partir del archivo original, eliminando todos los mensajes que se tenían almacenados.

Este truco lo he visto funcionar en las versiones de Microsoft Office 2010 y Micrsosof Office 2013.  Desconozco si funcionaría de la misma manera para las versiones anteriores a esta.

Les comparto esta experiencia y espero les sea de ayuda.