Una de las herramientas que Outlook siempre ha tenido a disposición de los usuarios para organizar archivos son lo que conocemos como Personal Folders, o Carpetas Personales.
La conocida extensión pst de estos archivos claramente nos indica su asociación directa con el Outlook. Sea cual sea la razón, en muchos casos, sobre todo en aquellos donde el espacio de almacenamiento en los buzones de correo no es muy abundante, los Personal Folder permiten la flexibilidad de poder almacenar una gran cantidad de mensajes, sin siquiera pensar en la alternativa de borrar mensajes de cualquiera de las carpetas principales.
La capacidad de almacenamiento de estos archivos pst son casi ilimitadas y por lo general, casi siempre, solía ser superior a la capacidad de espacio asignada al buzón de correo. Pero esto ha dejado de ser cierto recientmente, pues con la implementación y uso de espacios y capacidades de procesamiento en la nube, ahora se puede tener mucho más espacio disponible del que jamás se imaginó y todo gracias a la nube.
Esto no quiere decir que los pst y sus beneficios están condenados a una futura extinción. Aunque todo es posible, actualmente su utilidad sigue siendo muy importante.
Pero que sucede cuando un Personal Folder o archivo pst llega a su capacidad máxima de almacenamiento o por políticas de la empresa, o por decisión del usuario, se encuentra ante la necesidad de crear otro archivo pst completamente nuevo, pero que contenga la misma estructura de carpetas que tenía el archivo anterior.
En estos casos, hay tres posibilidades, o por lo menos, conozco tres posibilidades en las que no se tiene que incurrir en el uso de aplicaciones de terceros.
La primera opción es súper laboriosa y es la que por intuición muchos utilizaríamos. Esta consiste en crear manualmente toda la organización y estrcutura de carpetas en el nuevo Persona Folder, guiandonos por la anterior.
La segunda opción consiste en copiar el mismo archivo pst a otro nuevo utilizando otro nombre y posteriormente desde el Outlook, empezar a navegar por todas las carpetas e ir eliminando todos los mensajes hasta que la estrucutura de carpetas no contenga ningún mensaje almacenado. Esta tarea es igual de laboriosa y tediosa que la opción anterior.
La tercera opción es la mas recomendable. Consiste en utilizar un truco disponible en la opción de Archive del Outlook. Esta opción es mucho más rápida, efectiva y no requiere de nuestra intervención en la forma intensiva de las dos opciones anteriores.
Para pasar la estructura de archivos idéntica de un Personal Folder o pst a uno nuevo, lo que hay que hacer es ir a las opciones de herramientas de limpieza (Cleanup Tools) que tiene el Outlook. Luego se selecciona la opción de Archivar (Archive) y posteriormente se selecciona el Personal Folder del cual se quiere copiar toda la estructura.
Esta opción de Archivar o Archive toma todos los mensajes que están almacenados, desde los más viejos hasta la fecha que se indica en la opción de selección de fecha. Es esta parte donde se aplica el truco del cual hablaba.
Este truco consiste en seleccionar en el calendario la fecha más antigua que se pueda asumir o se tenga conociemiento haya un mensaje guardado, es decir, si se sabía que en el Personal Folder habían mensajes que abarcaban desde el primero de enero de 2013 hasta el treinta y uno de diciembre de 2013, entonces seleccionaremos en el calendario cualquier fecha anterior al primero de enero de 2013.
Una vez seleccionada la fecha ficticia, entonces nos aseguramos de ponerle el nombre deseado, en la ubicación seleccionada y presionamos OK. A partir de este momento Outlook inicia el proceso que finalizará con un archivo pst con toda la estructura en blanco a partir del archivo original, eliminando todos los mensajes que se tenían almacenados.
Este truco lo he visto funcionar en las versiones de Microsoft Office 2010 y Micrsosof Office 2013. Desconozco si funcionaría de la misma manera para las versiones anteriores a esta.
Les comparto esta experiencia y espero les sea de ayuda.
